NWBC 2020

När Covid-19 förändrade världen, transformerade jag denna internationella konferens till ett helt digitalt 3-dagars event.

NWBC (Nordic Wood Biorefinery Conference) 2020 skulle äga rum i mars samma år men senarelades med anledning av den globala pandemin. I takt med en ökad smittspridning fick jag personligen i uppdrag att tänka nytt och digitalisera en konferens med deltagare från hela världen. Utan någon budget till mitt förfogande mer än min egen och en ytterligare kollegas arbetstid började jag transformera NWBC 2020.

Utmaningar

Utöver en begränsad budget hade vi både deltagare och talare från hela världen i vitt skilda tidszoner. Vi hade samtidigt utlovat en internationell konferens som gav värde för pengarna (5000 SEK/biljett). Utöver detta behövde vi garantera digital access till närmare 150 deltagare (forskare, industrirepresentanter, forskarstudenter) med varierande internetuppkoppling och datorvana. Vi på RISE hade heller aldrig gjort detta förut då digitala konferenser i allmänhet tillhörde ovanligheterna före pandemin.

Genomförande

Första steget var att säkra upp det fortsatta stödet från våra finansiärer samtidigt som vi informerade anmälda deltagare och talare att konferensen nu skulle bli helt digital. Parallellt med detta fick vi planera om konferensens innehåll för ett digitalt format där jag valde att bygga en helt ny Wordpress-site för konferensen. En bidragande orsak var att möjligheten att tänka nytt var större för en separat domän. En ytterligare fördel var att jag enkelt kunde erbjuda inloggningsmöjligheter till betalande deltagare och tydligare marknadsföra konferensen genom en digital identitet (NWBC2020.se).

Steg två innebar att säkra upp samtliga talare för digitala inspelningar i Zoom, detta för att skapa ett enhälligt format för presentationerna men också för att garantera en liknande videokvalité för varje presentation. Efter detta redigerades varje presentation i Adobe Premiere och laddades upp på konferenssiten där de var tillgängliga on-demand för alla deltagare från och med konferensens första dag (13 oktober).

Steg tre innebar att fastställa programmet för den digitala konferensen där vi valde att prioritera aktivt deltagande genom att fokusera på Q&A sessioner som byggde engagemang och intresse samtidigt som vi kunde garantera att samtliga talare faktiskt kunde medverka live via länk, åtminstone under en period på 30 minuter. På detta sätt kunde både talare och deltagare dels medverka på sina egna villkor under NWBC 2020 samtidigt som frågor kunde ställas till talarna under hela konferensen. Samtliga live-presentationer streamade jag genom en integrerad länk som fanns tillgänglig på konferenssiten för den som var inloggad.

Tekniska lösningar gav mervärde

Det stora intresset för NWBC har tidigare varit möjligheten till nätverkande som följer det fysiska mötet och därför var vikten av digital interaktion direkt avgörande för att sälja in konferensen. På grund av detta köpte jag in och integrerade en chattfunktion direkt i konferenssiten som gjorde det möjligt för samtliga deltagare att konversera obehindrat med varandra dygnet runt. Man kunde också ställa frågor till talarna i chatten antingen öppet så att alla kunde se eller också privat, något som var väldigt smidigt och förhindrade att folk pratade i mun på varandra. Vi arrangerade även en integrerad Zoom session där deltagare kunde mingla digitalt med varandra i slutet av konferensens första dag. Trots att det är svårt att ersätta en fysisk interaktion var detta två uppskattade initiativ som skapade sociala möjligheter i den digitala upplevelsen.

Sedan tidigare hade vi utöver videopresentationerna också ytterligare 35 poster-presentationer tilltänkta för den fysiska konferensen. Jag digitaliserade dessa genom att samla in både ljud och bildfiler som placerades i en sliderfunktion med hjälp av jQuery. Detta möjliggjorde att man kunde ta del av samtliga posters men också en kort ljudpresentation för varje poster-bidrag direkt på konferenssiten.

Marknadsföring

Som ett led i att modernisera konferensen kom jag upp med en slogan; "Where thoughts grow" som anspelade på kopplingen till både skogsindustrin och forskning. Jag valde också att banta ner konferensnamnet från "Nordic Wood Biorefinery Conference" till "NWBC 2020". Jag tog fram ett intro i videoformat (se nedan) som användes för att introducera varje förinspelad presentation men också live-delarna i konferensen, något som bidrog till en bättre inramning och konceptualisering av NWBC. Rent praktiskt skedde sedan marknadsföring genom RISE sociala medier, nyhetsbrev samt kontakt med finska och nordamerikanska intressenter som spred information om konferensen via sina nätverk.

Summering

Slutprodukten NWBC 2020 inkluderade en integrerad chattfunktion, live streaming under 3 dagar med tävlingsmoment, social interaktion och över 30 förinspelade videopresentationer samt ett 40-tal posterpresentationer med ljud.

Konferensen som var väldigt uppskattad av både deltagare och talare kan bara beskrivas som en succé och valdes bland annat ut som en del i RISE julkalender för 2020 , en viktig del av internkommunikationen kring årets händelser. Personligen är jag väldigt stolt över att ha kunnat digitalisera en relativt stor konferens med små medel.